5S là gì? Tại sao triển khai 5S lại quan trọng?

5S là gì?

5S là phương pháp tiếp cập có hệ thống đối với nơi làm việc của tổ chức. Khởi nguồn từ Nhật Bản thời hậu chiến, khi các lãnh đạo Tập đoàn Công nghiệp Toyota tìm cách giảm thiểu lãng phí và kém hiệu quả trong sản xuất.

Giải pháp được đưa ra lúc này chính là Hệ thống sản xuất theo Toyota (Toyota Production System), ban đầu giải pháp này được giữ bí mật một cách chặt chẽ. Qua thời kỳ bùng nổ kinh tế của Nhật Bản vào những năm 1980, đã có làn sóng quan tâm mạnh mẽ từ các tập đoàn nước ngoài về năng suất và kết quả chất lượng tuyệt vời của Toyota (một trong những viên ngọc sáng của kinh tế Nhật Bản thời đó). Như một kết quả tất yếu của việc mở cửa, hội nhập, giám đốc điều hành của ULVAC Inc., Hiroyuki Hirano đã nghĩ ra năm đặc điểm trụ cột của một nơi làm việc tối ưu, và từ đó phát triển thành phương pháp 5S ngày nay.

Một cách ngắn gọn, 5S là gì?

Phương pháp 5S là một hệ thống để xử lý và tổ chức nơi làm việc. Bao gồm 5 bước tương ứng với 5 chữ cái “S”, các bước này được tổ chức thành một hệ thống thứ bậc và dễ dàng triển khai.

5S được coi là nền tảng của phương pháp sản xuất tinh gọn (Lean manufacturing), vì để nơi làm việc giảm được lãng phí và trở nên hiệu quả hơn, trước tiên việc cần làm là tổ chức một cách tối ưu.

Về 5 chữ S

5 chữ S trong phương pháp 5S được xem tương ứng với 5 bước thực hiện, gồm:

Đặc điểm chung về triển khai 5S

5S văn phòng

• Vấn đề cần giải quyết

  • Không gian làm việc thiếu hiệu quả: Phòng làm việc quá rộng không khai thác được tối ưu; Bàn làm việc quá bề bộn; Hồ sơ lưu trữ quá nhiều; Lưu giữ vật dụng không giá trị, không dùng đến;…

  • Mất nhiều thời gian cho việc: Tìm kiếm hồ sơ, tài liệu; Tìm kiếm văn phòng phẩm; Sử dụng IT không hiệu quả; Sử dụng thời gian sai mục đích;…

  • Di chuyển không phù hợp trong văn phòng do: Thiết bị đặt xa nơi làm việc; Sắp xếp vị trí làm việc xa nhau; Lối đi không thông thoáng;…

  • Nhiều sai sót do ảnh hưởng đến chất lượng công việc: Thất lạc hồ sơ, tài liệu; Soạn văn bản sai sót; Gởi nhầm/sai địa chỉ mail;…

  • Nguồn lực trong văn phòng sử dụng lãng phí: Tồn và sử dụng văn phòng phẩm quá mức; Thiết bị văn phòng trang bị quá mức cần thiết; Sử dụng thiết bị và văn phòng phẩm sai mục đích;…

• Lợi ích khi giải quyết được

  • Nâng cao hiệu quả công việc: Tạo môi trường làm việc tốt nhất: hiệu suất cao, tinh thần phấn chấn, yêu thích, tập trung cao

  • Đem lại sự an toàn: Văn phòng là nơi nhân viên gắn bó 1/3 thời gian trong ngày, do đó cần đem lại sự thoải mái, thư thái và an toàn

  • Bảo mật thông tin: Đảm bảo bảo mật thông tin: văn bản, tài liệu

  • Khẳng định sự chuyên nghiệp: Thông qua hình ảnh văn phòng chuyên nghiệp, sáng tạo, khách hàng và đối tác có cái nhìn ấn tượng và tin tưởng doanh nghiệp hơn

• Những nổi khổ khi giải quyết

  • Tâm lý xem hoạt động 5S như là một công việc làm thêm, công việc chính vẫn là chạy theo doanh số, sản lượng hàng ngày. Cho nên, phần lớn các doanh nghiệp Việt Nam làm 5S theo phong trào, làm đối phó để cho xong,…

  • Tâm lý ngại thay đổi vì nghĩ rằng thay đổi sẽ phải làm thêm nhiều việc hơn, việc thay đổi hay cải tiến chỉ mang lợi ích cho Doanh nghiệp chứ không đem lại ích lợi cho những người trực tiếp thực hiện.

  • Việc lên kế hoạch triển khai, đưa ra nhiều chính sách khuyến khích CBCNV tham gia, nhưng mọi nổ lực để tìm cách duy trì hoạt động 5S đều bị thất bại.

  • Thiếu sự cam kết của lãnh đạo, vì cho rằng hoạt động không mang lại kết quả tức thì hoặc kết quả tạo ra không rõ ràng,…

Triển khai cho kho và nhà máy sản xuất

• Vấn đề cần giải quyết

  • 5S là hoạt động cơ bản trong các nhà máy sản xuất, các đơn vị sản xuất đều biết và áp dụng triển khai. Tuy nhiên, hình thức thực hiện chỉ mang tính chất theo phong trào, đối phó với sự Audit của khách hàng, làm để lấy điểm với lãnh đạo Công ty. Cho nên hoạt động 5S chỉ thực sự duy trì được một thời gian ngắn rồi bỏ ngang vì không mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp.

  • Những lãng phí luôn tồn tại ở nhiều hình thức khác nhau, nhưng không biết cách thể hiện ra bên ngoài để nhìn nhận và xử lý một cách triệt để.

  • Các doanh nghiệp luôn có tâm lý muốn chứng tỏ mình có hệ thống sản xuất hiện đại nên áp dụng nhiều hệ thống sản xuất tiên tiến như Lean, Six Sigma, TPM, TQM,…nhưng nền tảng là 5S làm sơ sài, ít chịu đầu tư để vận hành nó đạt chuẩn.

  • Triết lý 5S của người Nhật khá là đơn giản và dễ hiểu, nhưng khi bắt tay vào triển khai thực hiện ở môi trường Việt Nam thì không dễ dàng và có nhiều trở ngại, khó khăn để triển khai một dự án 5S thành công.

• Lợi ích khi giải quyết được

  • Nâng cao hiệu quả công việc: Tạo môi trường làm việc tốt nhất: hiệu suất cao, tinh thần phấn chấn, yêu thích, tập trung cao

  • Đem lại sự an toàn:Văn phòng là nơi nhân viên gắn bó 1/3 thời gian trong ngày, do đó cần đem lại sự thoải mái, thư thái và an toàn

  • Bảo mật thông tin:Đảm bảo bảo mật thông tin: văn bản, tài liệu

  • Khẳng định sự chuyên nghiệp:Thông qua hình ảnh văn phòng chuyên nghiệp, sáng tạo, khách hàng và đối tác có cái nhìn ấn tượng và tin tưởng doanh nghiệp hơn

• Những khó khăn khi giải quyết

  • Tâm lý xem hoạt động 5S như là một công việc làm thêm, công việc chính vẫn là chạy theo doanh số, sản lượng hàng ngày. Cho nên, phần lớn các doanh nghiệp Việt Nam làm 5S theo phong trào, làm đối phó để cho xong,…

  • Tâm lý ngại thay đổi vì nghĩ rằng thay đổi sẽ phải làm thêm nhiều việc hơn, việc thay đổi hay cải tiến chỉ mang lợi ích cho Doanh nghiệp chứ không đem lại ích lợi cho những người trực tiếp thực hiện.

  • Việc lên kế hoạch triển khai, đưa ra nhiều chính sách khuyến khích CBCNV tham gia, nhưng mọi nổ lực để tìm cách duy trì hoạt động 5S đều bị thất bại.

  • Thiếu sự cam kết của lãnh đạo, vì cho rằng hoạt động không mang lại kết quả tức thì, hoặc kết quả tạo ra không rõ ràng,…

    Trên đây là một số thông tin về 5S cùng đặc điểm của triển khai 5S hy vọng đã mang lại các thông tin hữu ích, giá trị cho Quý doanh nghiệp.