Khi nào bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử?

Bất kỳ một tổ chức, cá nhân khi mới thành lập doanh nghiệp hay hộ kinh doanh đều có những nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hóa đơn. Đây là một loại chứng từ kế toán rất quan trọng và cần thiết đối với mọi doanh nghiệp.

Hiện tại, có 2 hình thức hóa đơn: Hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy do doanh nghiệp tự đặt in hoặc do cơ quan thuế đặt in.

Không như hóa đơn giấy phải ghi chép, bảo quản và gìn giữ cách thủ công, hóa đơn điện tử thể hiện thông tin dưới dạng điện tử, cho phép người sử dụng tạo, lập, gửi, lưu trữ và quản lý trên hệ thống điện tử một cách dễ dàng và hiện đại.

Hóa đơn điện tử có 2 dạng: hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế. Tùy vào ngành nghề đăng ký mà doanh nghiệp có thể sử dụng một trong hai dạng hóa đơn điện tử trên sao cho phù hợp với quy định.

Hóa đơn điện tử cũng thể hiện số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và theo trình tự thời gian, đảm bảo không bị trùng số hóa đơn trong quá trình lập và sử dụng.

Theo nghị định mới nhất của chính phủ số 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19/10/2020 và có hiệu lực thi hành từ ngày 01/07/2022:

THỜI GIAN BẮT BUỘC SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Trước ngày 01/07/2022:

• Đối với những doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh đáp ứng các yêu cầu về công nghệ thông tin trong việc dùng hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được Nhà nước khuyến khích sử dụng trước ngày 01/07/2022.
• Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy đã thông báo phát hành đến hết ngày 30/06/2022.
• Những doanh nghiệp thành lập mới trong khoảng thời gian từ ngày 19/10/2020 đến ngày 30/06/2022, sẽ tùy thuộc vào cơ quan thuế quản lý và hướng dẫn mà doanh nghiệp quyết định sử dụng hình thức hóa đơn cho phù hợp.

Từ ngày 01/07/2022 trở đi:

• Nhà nước yêu cầu các cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử kể từ ngày 01/07/2022. Như vậy, không còn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/11/2020 theo nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
• Một số đối tượng nằm trong vùng kinh tế khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn, không đáp ứng đủ các yêu cầu về phương tiện điện tử, hạ tầng công nghệ thông tin lạc hậu, không có phần mềm hóa đơn điện tử để truyền thông tin, dữ liệu đến người mua và cơ quan thuế; hoặc những đối tượng khác (theo quy định) được tiếp tục mua và sử dụng hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in sau ngày 01/07/2022.

MỘT SỐ ĐIỂM MỚI TRONG NGHỊ ĐỊNH 123/2020/NĐ-CP

+ Đối tượng sử dụng HĐĐT được mở rộng

+ Quy định rõ ràng về các hành vi bị cấm khi sử dụng hóa đơn, chứng từ điện tử

+ Thêm 02 loại hóa đơn:

• HĐĐT bán tài sản công
• HĐĐT bán hàng dự trữ quốc gia

+ Quy định rõ một số trường hợp về thời điểm lập hóa đơn

+ Áp dụng và xử lý hóa đơn do cơ quan thuế đặt in

NHỮNG ÍCH LỢI KHI SỬ DỤNG HĐĐT

So với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử có nhiều tính năng vượt trội và giúp tiết kiệm được nhiều chi phí cho doanh nghiệp, cơ quan thuế cũng như người mua hàng. Dựa vào dữ liệu điện tử, người bán hàng có thể lập hóa đơn và truyền tải thông tin đến cơ quan thuế và người mua hàng chỉ trong phút chốc dù ở bất kỳ nơi nào nếu có mạng internet.

Việc lưu trữ, tìm kiếm hóa đơn điện tử cũng dễ dàng hơn hóa đơn giấy, tránh tình trạng mất, hỏng do thiên tai, lũ lụt,…

Hóa đơn điện tử góp phần giảm rủi ro về hóa đơn giả, giảm sai sót thường gặp khi lập hóa đơn giấy như tên người mua hàng, địa chỉ, mã số thuế, đơn giá, thành tiền, tổng giá trị thanh toán,…

Việc sử dụng hóa đơn rộng rãi và phổ biến sẽ mang lại nhiều lợi ích cho người nộp thuế và cơ quan thuế. Góp phần nâng cao công tác quản lý của nhà nước, giảm thiểu chi phí thời gian khi có thanh tra, kiểm tra, hoàn thuế,…, tạo môi trường kinh doanh lành mạnh và thúc đẩy nền kinh tế phát triển.

Hi vọng những thông tin trên đã mang lại những điều bổ ích cho bạn đọc về thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử và những lợi ích bất ngờ từ việc sử dụng chúng. Như vậy, các doanh nghiệp còn chần chờ gì mà không tiến hành sử dụng hóa đơn điện tử sớm. Hãy liên hệ ATP Accounting để được tư vấn về dịch vụ hóa đơn điện tử hợp lý và nhanh chóng.