VÌ SAO PHẾ PHẨM KHÔNG CHỈ LÀ CHUYỆN KỸ THUẬT MÀ CÒN LÀ VẤN ĐỀ KẾ TOÁN VÀ THUẾ?

Trong môi trường sản xuất, phế phẩm thường được xem là vấn đề của kỹ thuật hoặc vận hành máy móc. Tuy nhiên, dưới góc nhìn tài chính, kế toán, đây lại là vùng rủi ro lớn nhất ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí hợp lý, giá thành và nghĩa vụ thuế.

• Khi phế phẩm vượt mức định sẵn mà doanh nghiệp không kịp cập nhật định mức, toàn bộ phần chi phí đó có thể bị loại khỏi chi phí hợp lệ, dẫn đến truy thu, phạt và ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh.

• Đặc biệt, Luật Thuế TNDN 2025 (hiệu lực từ 01/10/2025) siết chặt hơn về việc xác định chi phí sản xuất, buộc doanh nghiệp phải chứng minh được tính hợp lý, hợp lệ và hợp pháp của từng khoản chi.

KHI PHẾ PHẨM VƯỢT MỨC - ĐIỀU GÌ SẼ XẢY RA?

Định mức sản xuất (BOM – Bill of Materials) là cơ sở để tính giá thành kế hoạch, chi phí hợp lý và hợp lệ khi tính thuế Thu nhập Doanh nghiệp (TNDN).

Tuy nhiên, trong thực tế, nhiều nhà máy vẫn áp dụng định mức cũ từ năm 2022-2023 trong khi chi phí nguyên vật liệu, tỷ lệ hao hụt và năng suất lao động đã thay đổi đáng kể.

Nguyên nhân sâu xa từ hoạt động nội bộ

• Giá nguyên vật liệu tăng từ 8–15% so với năm 2023, nhưng định mức vẫn giữ nguyên.

• Hao hụt và lỗi sản xuất tăng 3–7% do khấu hao máy móc, nhân công mới, hoặc quy trình chưa tối ưu.

• Bộ phận sản xuất – kế toán – kho nguyên vật liệu không đồng bộ dữ liệu, khiến báo cáo giá thành không phản ánh đúng chi phí thật.

• Thiếu hệ thống ERP hoặc nhập liệu thủ công, dẫn tới việc dù đã sản xuất, phát sinh chi phí thật nhưng sổ sách kế toán không ghi nhận đầy đủ.

Từ những sai lệch tưởng như nhỏ trong việc ghi nhận phế phẩm, hệ quả tài chính và thuế có thể trở nên nghiêm trọng. Cơ quan thuế hiện nay không chỉ xem xét báo cáo kế toán, mà còn đối chiếu hồ sơ kỹ thuật và định mức sản xuất thực tế để xác định tính hợp lý của chi phí. Những rủi ro tiềm ẩn nào doanh nghiệp có thể đối mặt nếu không kiểm soát tốt?

NHỮNG HỆ QUẢ TÀI CHÍNH VÀ THUẾ TIỀM ẨN KHI PHẾ PHẨM VƯỢT ĐỊNH MỨC

Khi phế phẩm vượt định mức mà không được điều chỉnh hoặc không có hồ sơ chứng minh, doanh nghiệp rơi vào tình huống ghi nhận chi phí không có cơ sở kỹ thuật.

Hệ quả về tài chính

• Giá thành bị thấp ảo: sổ sách cho thấy lãi cao nhưng thực tế lỗ vì chi phí sản xuất bị bỏ sót.

• Dòng tiền bị rò rỉ âm thầm: doanh nghiệp tiếp tục sản xuất, tiếp tục lỗ mà không nhận ra vì sổ đẹp hơn nhà máy.

• Kế hoạch giá bán sai lệch: khi giá thành không chính xác, chiến lược giá và định giá sản phẩm đều mất căn cứ.

Hệ quả về thuế

Theo Thông tư 78/2014/TT-BTC và Thông tư 96/2015/TT-BTC:

“Chi phí sản xuất vượt định mức, không có hồ sơ kỹ thuật, hoặc không chứng minh được nguyên nhân khách quan sẽ không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.”

Điều đó có nghĩa là:

• Chi phí vượt định mức sẽ bị loại khỏi chi phí hợp lý.

• Doanh nghiệp bị truy thu thuế TNDN, cộng thêm phạt hành chính 20% và tiền chậm nộp 0,03% mỗi ngày (theo Điều 16 Nghị định 125/2020/NĐ-CP).

• Rủi ro mất ưu đãi thuế 15%–17% theo Luật Thuế TNDN 2025 nếu không chứng minh được cơ sở chi phí.

Để tránh rơi vào tình huống bị loại chi phí hoặc truy thu thuế, doanh nghiệp cần chủ động kiểm soát phế phẩm từ gốc, tức là từ quy trình sản xuất, báo cáo kế toán cho tới dữ liệu kỹ thuật. Việc thiết lập một hệ thống quản trị định mức rõ ràng và liên thông giữa các phòng ban sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ tuân thủ pháp luật, mà còn nâng cao hiệu quả vận hành. Vậy, đâu là các bước cụ thể để kiểm soát phế phẩm hiệu quả?

LÀM THẾ NÀO ĐỂ KIỂM SOÁT PHẾ PHẨM HIỆU QUẢ TRONG NHÀ MÁY SẢN XUẤT?

Kiểm soát phế phẩm không chỉ là trách nhiệm của bộ phận kỹ thuật, mà là một chu trình quản trị tài chính – sản xuất – kế toán liên thông.
Dưới đây 4 bước kiểm soát phế phẩm hiệu quả giúp doanh nghiệp vừa đảm bảo chất lượng sản xuất, vừa giữ vững tính hợp pháp của chi phí thuế.

Bước 1: Rà soát định mức sản xuất định kỳ

• So sánh tỷ lệ hao hụt thực tế với định mức kỹ thuật được duyệt.

• Nếu chênh lệch vượt 3%, phải lập biên bản điều chỉnh và cập nhật lại BOM.

• Nên thực hiện kiểm tra theo quý thay vì chờ đến cuối năm để tránh dồn sai lệch.

Bước 2: Chuẩn hóa quy trình báo cáo phế phẩm nội bộ

• Ghi nhận rõ nguyên nhân phát sinh: lỗi vật liệu, lỗi máy móc, lỗi nhân công hay quy trình.

• Lưu hồ sơ đầy đủ gồm biên bản, hình ảnh, báo cáo sản xuất, chữ ký xác nhận.

• Quy định rõ trách nhiệm từng bộ phận từ tổ trưởng sản xuất đến kế toán giá thành.

Bước 3: Kết nối dữ liệu giữa kế toán, sản xuất và kho nguyên vật liệu

• Thiết lập quy trình cập nhật dữ liệu theo thời gian thực trên hệ thống ERP hoặc phần mềm kế toán.

• Mọi thay đổi trong định mức, tiêu hao hoặc phế phẩm phải được phản ánh ngay để tránh lệch sổ.

• Cần có người chịu trách nhiệm kiểm tra định kỳ sự khớp giữa sản xuất thật và sổ kế toán.

Bước 4: Kiểm tra giá thành và hồ sơ định mức trước khi quyết toán thuế

• Kiểm tra toàn bộ hồ sơ kỹ thuật, bảng tính giá thành, biên bản điều chỉnh và báo cáo phế phẩm.

• Đảm bảo rằng các tài liệu này được lưu trữ đủ 10 năm theo quy định về lưu trữ chứng từ kế toán.

• Đây chính là lá chắn pháp lý khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình chi phí vượt định mức.

DOANH NGHIỆP SẼ RA SAO NẾU BỎ QUA KIỂM SOÁT PHẾ PHẨM?

Một sai lệch nhỏ từ 3–5% trong định mức có thể kéo theo hệ quả lớn:

• Mất quyền ưu đãi thuế, bị truy thu hàng tỷ đồng.

• Báo cáo tài chính mất tính trung thực, ảnh hưởng đến xếp hạng tín dụng và vay vốn ngân hàng.

• Giảm uy tín với nhà đầu tư, tập đoàn mẹ hoặc đối tác xuất khẩu.

• Bị đưa vào diện thanh tra thuế trọng điểm trong kỳ kế tiếp.

CÂU HỎI THƯỜNG GẶP

1. Doanh nghiệp nên kiểm soát tỷ lệ phế phẩm ở mức bao nhiêu để đảm bảo hiệu quả sản xuất?

Tỷ lệ phế phẩm hợp lý sẽ tùy vào đặc thù từng ngành: cơ khí, linh kiện điện tử thường dao động 1–2%; thực phẩm, may mặc hoặc nhựa ở mức 2–5%. Nếu vượt quá ngưỡng này, doanh nghiệp cần có hồ sơ kỹ thuật chứng minh nguyên nhân khách quan như thay đổi máy móc, nguyên liệu hoặc quy trình sản xuất. Theo Khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC và Thông tư 96/2015/TT-BTC, chi phí vượt định mức mà không có cơ sở kỹ thuật sẽ không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

2. Doanh nghiệp có được điều chỉnh định mức phế phẩm trong năm tài chính không?

Có. Doanh nghiệp có thể điều chỉnh định mức khi có thay đổi thực tế về công nghệ, năng suất hoặc nguyên vật liệu. Tuy nhiên, việc điều chỉnh phải có hồ sơ và phê duyệt nội bộ đi kèm: biên bản họp, báo cáo phân tích chênh lệch, BOM cập nhật và quyết định của ban giám đốc. Căn cứ theo Khoản 2 Điều 4 Thông tư 200/2014/TT-BTC, chi phí sản xuất phải được phản ánh theo định mức phù hợp thực tế và cần được rà soát, cập nhật định kỳ.

3. Nếu phế phẩm vượt định mức bị phát hiện trong kỳ thanh tra, doanh nghiệp cần xử lý thế nào?

Trường hợp này, doanh nghiệp cần rà soát lại toàn bộ hồ sơ chi phí, quy trình sản xuất và lập giải trình rõ nguyên nhân vượt định mức bằng biên bản kỹ thuật hoặc chứng từ xác minh thực tế. Nếu chi phí không đủ cơ sở chứng minh, doanh nghiệp nên chủ động kê khai điều chỉnh và nộp bổ sung thuế TNDN để giảm thiểu phạt và tiền chậm nộp. Căn cứ theo Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019, người nộp thuế được phép khai bổ sung hồ sơ trong vòng 10 năm; đồng thời Điều 16 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định phạt 20% số thuế thiếu và tiền chậm nộp 0,03%/ngày nếu chi phí bị loại khi thanh tra.

TẠM KẾT

Phế phẩm không chỉ là sản phẩm hỏng, mà là dấu hiệu sinh tồn của một hệ thống vận hành.Một doanh nghiệp có tỷ lệ phế phẩm ổn định, dữ liệu kế toán minh bạch và quy trình kiểm soát chặt chẽ sẽ không chỉ tránh rủi ro thuế, mà còn tối ưu giá thành, bảo vệ lợi nhuận thật và năng lực cạnh tranh dài hạn.