MẤT HỒ SƠ – DOANH NGHIỆP CÓ ĐƯỢC GIẢI THỂ KHÔNG?
Không ít doanh nghiệp sau thời gian ngừng hoạt động phát hiện toàn bộ hồ sơ kế toán, thuế, báo cáo tài chính đã thất lạc. Vậy trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể giải thể hợp pháp hay không?
TIN TỨCBÀI VIẾT NỔI BẬTKIẾN THỨC KẾ TOÁNKIẾN THỨC QUẢN TRỊ
11/22/20253 phút đọc
CĂN CỨ PHÁP LÝ KHI GIẢI THỂ DOANH NGHIỆP MẤT HỒ SƠ
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, Thông tư 105/2020/TT-BTC và Luật Kế toán 2015, doanh nghiệp chỉ được giải thể khi:
Đã chấm dứt hoạt động kinh doanh và hoàn thành nghĩa vụ tài chính.
Không trong quá trình thanh tra, điều tra.
Và được cơ quan thuế xác nhận hoàn tất nghĩa vụ thuế.
Tuy nhiên, luật không bắt buộc hồ sơ kế toán phải còn bản gốc đầy đủ, mà cho phép doanh nghiệp lập lại hoặc phục hồi dữ liệu kế toán nếu có dữ liệu khai thuế điện tử, sao kê ngân hàng, hoặc hóa đơn điện tử.
Vì vậy, mất hồ sơ không đồng nghĩa với việc không thể giải thể.
MẤT MỘT PHẦN HỒ SƠ – VẪN CÓ THỂ GIẢI THỂ HỢP PHÁP
Đây là tình huống phổ biến nhất, doanh nghiệp thất lạc một phần hóa đơn, chứng từ, sổ chi tiết công nợ hoặc báo cáo tài chính.
Theo Điều 41 Luật Kế toán 2015, doanh nghiệp được quyền phục hồi lại hồ sơ kế toán nếu có chứng từ gốc hoặc dữ liệu thay thế.
Doanh nghiệp cần:
Lập Biên bản mất hồ sơ, có xác nhận của công an hoặc phường nơi doanh nghiệp đăng ký.
Gửi Công văn giải trình nguyên nhân mất hồ sơ đến cơ quan thuế quản lý.
Lập lại báo cáo tài chính và sổ kế toán dựa trên dữ liệu khai thuế điện tử và chứng từ còn lưu.
Nếu doanh nghiệp chứng minh được số liệu minh bạch và hoàn tất nghĩa vụ thuế, cơ quan thuế vẫn xác nhận chấm dứt mã số thuế để hoàn tất giải thể.
Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần phối hợp chặt với đơn vị kế toán chuyên môn để tái lập dữ liệu chính xác giúp rút ngắn thời gian xử lý và tránh bị thanh tra bổ sung.
MẤT TOÀN BỘ HỒ SƠ – VẪN CÓ THỂ XEM XÉT GIẢI THỂ
Trường hợp nghiêm trọng hơn là khi doanh nghiệp mất toàn bộ hồ sơ kế toán, chứng từ và báo cáo tài chính.
Theo Điều 14 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp vẫn có thể được xem xét giải thể nếu hợp tác và kê khai lại số liệu trung thực.
Doanh nghiệp cần:
Kê khai lại doanh thu, chi phí và số thuế đã nộp trong từng kỳ.
Lập báo cáo tài chính tạm tính dựa trên dữ liệu ngân hàng hoặc hóa đơn điện tử cũ (nếu có).
Cam kết chịu trách nhiệm pháp lý nếu số liệu có sai lệch so với thực tế.
Khi hoàn tất, cơ quan thuế sẽ ra quyết định xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế, nhưng hồ sơ sẽ bị ghi chú “thiếu hồ sơ kế toán” trong hệ thống quản lý rủi ro.
Việc giải thể có điều kiện trong trường hợp này mất nhiều thời gian hơn, nhưng vẫn khả thi nếu doanh nghiệp hợp tác đầy đủ và có đơn vị chuyên môn đại diện làm việc với cơ quan thuế.
CĂN CỨ PHÁP LÝ KHI GIẢI THỂ DOANH NGHIỆP MẤT HỒ SƠ
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, Thông tư 105/2020/TT-BTC và Luật Kế toán 2015, doanh nghiệp chỉ được giải thể khi:
Đã chấm dứt hoạt động kinh doanh và hoàn thành nghĩa vụ tài chính.
Không trong quá trình thanh tra, điều tra.
Và được cơ quan thuế xác nhận hoàn tất nghĩa vụ thuế.
Tuy nhiên, luật không bắt buộc hồ sơ kế toán phải còn bản gốc đầy đủ, mà cho phép doanh nghiệp lập lại hoặc phục hồi dữ liệu kế toán nếu có dữ liệu khai thuế điện tử, sao kê ngân hàng, hoặc hóa đơn điện tử.
Vì vậy, mất hồ sơ không đồng nghĩa với việc không thể giải thể.
MẤT MỘT PHẦN HỒ SƠ – VẪN CÓ THỂ GIẢI THỂ HỢP PHÁP
Đây là tình huống phổ biến nhất, doanh nghiệp thất lạc một phần hóa đơn, chứng từ, sổ chi tiết công nợ hoặc báo cáo tài chính.
Theo Điều 41 Luật Kế toán 2015, doanh nghiệp được quyền phục hồi lại hồ sơ kế toán nếu có chứng từ gốc hoặc dữ liệu thay thế.
Doanh nghiệp cần:
Lập Biên bản mất hồ sơ, có xác nhận của công an hoặc phường nơi doanh nghiệp đăng ký.
Gửi Công văn giải trình nguyên nhân mất hồ sơ đến cơ quan thuế quản lý.
Lập lại báo cáo tài chính và sổ kế toán dựa trên dữ liệu khai thuế điện tử và chứng từ còn lưu.
Nếu doanh nghiệp chứng minh được số liệu minh bạch và hoàn tất nghĩa vụ thuế, cơ quan thuế vẫn xác nhận chấm dứt mã số thuế để hoàn tất giải thể.
Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần phối hợp chặt với đơn vị kế toán chuyên môn để tái lập dữ liệu chính xác giúp rút ngắn thời gian xử lý và tránh bị thanh tra bổ sung.
MẤT TOÀN BỘ HỒ SƠ – VẪN CÓ THỂ XEM XÉT GIẢI THỂ
Trường hợp nghiêm trọng hơn là khi doanh nghiệp mất toàn bộ hồ sơ kế toán, chứng từ và báo cáo tài chính.
Theo Điều 14 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp vẫn có thể được xem xét giải thể nếu hợp tác và kê khai lại số liệu trung thực.
Doanh nghiệp cần:
Kê khai lại doanh thu, chi phí và số thuế đã nộp trong từng kỳ.
Lập báo cáo tài chính tạm tính dựa trên dữ liệu ngân hàng hoặc hóa đơn điện tử cũ (nếu có).
Cam kết chịu trách nhiệm pháp lý nếu số liệu có sai lệch so với thực tế.
Khi hoàn tất, cơ quan thuế sẽ ra quyết định xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế, nhưng hồ sơ sẽ bị ghi chú “thiếu hồ sơ kế toán” trong hệ thống quản lý rủi ro.
Việc giải thể có điều kiện trong trường hợp này mất nhiều thời gian hơn, nhưng vẫn khả thi nếu doanh nghiệp hợp tác đầy đủ và có đơn vị chuyên môn đại diện làm việc với cơ quan thuế.