NHỮNG RỦI RO NGHIÊM TRỌNG KHI KHÔNG HOẠT ĐỘNG TẠI ĐỊA CHỈ ĐĂNG KÝ

Khi doanh nghiệp bị xác định “không hoạt động tại địa chỉ đăng ký”, hệ thống pháp lý xem như doanh nghiệp đã ngừng tồn tại trên thực tế, và mọi giao dịch liên quan đều có thể bị dừng hoặc vô hiệu hóa.

Dưới đây là 4 rủi ro lớn nhất mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý:

1. Bị khóa mã số thuế – Mất năng lực giao dịch

Khi mã số thuế bị chấm dứt hiệu lực, doanh nghiệp không thể thực hiện bất kỳ giao dịch tài chính hoặc khai thuế điện tử nào.

• Hệ thống eTax, HTKK từ chối truy cập.

• Hóa đơn điện tử bị vô hiệu hóa.

• Ngân hàng và đối tác thương mại khi tra cứu thấy trạng thái “ngừng hoạt động” sẽ ngừng giải ngân, hoãn thanh toán hoặc chấm dứt hợp đồng.

Hệ quả: doanh nghiệp mất toàn bộ năng lực pháp lý để giao dịch, và mọi hồ sơ tài chính đang thực hiện sẽ bị đình trệ.

2. Không nộp được tờ khai thuế – Bị ấn định và truy phạt nặng

Theo Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp không nộp tờ khai đúng hạn có thể bị:

• Phạt 5–25 triệu đồng/tờ khai, tùy số ngày chậm và mức độ vi phạm;

• Bị tính tiền chậm nộp 0,03%/ngày trên tổng số thuế chậm nộp;

• Và trong trường hợp kéo dài, cơ quan thuế sẽ ấn định thuế phải nộp dựa trên doanh thu ước tính.

Với trung bình 20 tờ khai/năm, doanh nghiệp có thể bị truy thu và phạt từ 100–500 triệu đồng, bao gồm tiền phạt, tiền chậm nộp và khoản ấn định thuế.

3. Cố tình xuất hóa đơn khi mã số thuế bị khóa – Bị xử phạt nặng

Theo Điều 23 và 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp vẫn lập hoặc sử dụng hóa đơn sau khi mã số thuế đã chấm dứt hiệu lực sẽ bị xử lý nghiêm:

• Hóa đơn mất giá trị pháp lý, không được khấu trừ thuế;

• Bị truy thu toàn bộ thuế GTGT, TNDN tương ứng doanh thu vi phạm;

• Phạt 20% số thuế truy thu, cộng thêm tiền chậm nộp 0,03%/ngày.

Ví dụ: nếu doanh nghiệp bị truy thu 100 triệu đồng tiền thuế, sau 1 năm, tổng thiệt hại (bao gồm phạt và lãi chậm nộp) có thể lên tới 135–150 triệu đồng tương đương 150% số thuế vi phạm.

4. Bị rà soát sao kê cá nhân và các doanh nghiệp liên quan

Theo Điều 110 và 125 Luật Quản lý Thuế 2019, khi phát hiện doanh nghiệp ngừng hoạt động tại địa chỉ đăng ký hoặc có rủi ro trốn thuế, cơ quan thuế có quyền:

• Yêu cầu ngân hàng cung cấp sao kê tài khoản cá nhân của người đại diện pháp luật để xác minh giao dịch.

• Mở rộng kiểm tra, rà soát chéo các doanh nghiệp có cùng người đại diện hoặc giao dịch liên kết.

• Tạm dừng hoàn thuế, thanh tra chuyên sâu hoặc xử lý cưỡng chế thuế.

Điều này đồng nghĩa, rủi ro không dừng lại ở doanh nghiệp, mà lan sang cá nhân giám đốc và các công ty cùng hệ thống.

VÌ SAO DOANH NGHIỆP DỄ RƠI VÀO TÌNH TRẠNG “KHÔNG HOẠT ĐỘNG TẠI ĐỊA CHỈ ĐĂNG KÝ”?

Không ít doanh nghiệp rơi vào rủi ro này không phải vì cố tình vi phạm, mà vì thiếu hiểu biết hoặc chủ quan trong quản trị pháp lý. Dưới đây là 5 nguyên nhân phổ biến mà cơ quan thuế thống kê trong giai đoạn 2022–2025:

1. Sử dụng văn phòng ảo, không có nhân sự trực tại trụ sở: Khi đoàn kiểm tra đến không gặp người đại diện hoặc lễ tân, cơ quan thuế lập biên bản “không hoạt động tại địa chỉ đăng ký”.

2. Chuyển trụ sở mà không cập nhật giấy phép kinh doanh: Theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP, mọi thay đổi địa chỉ phải được cập nhật trong vòng 10 ngày kể từ khi chuyển đi; vi phạm có thể bị phạt 5–10 triệu đồng.

3. Doanh nghiệp ngừng hoạt động nhưng không nộp thông báo tạm ngừng: Nhiều chủ doanh nghiệp nghĩ để tạm vậy, nhưng pháp luật xem đây là hành vi ngừng hoạt động không khai báo, dẫn tới chấm dứt mã số thuế.

4. Ủy quyền người khác làm thủ tục nhưng không có người đại diện pháp luật trực tiếp làm việc: Điều này khiến cơ quan thuế nghi ngờ tính thực tế hoạt động của doanh nghiệp.

5. Thiếu lưu trữ và đối chiếu hồ sơ pháp lý: Không cập nhật hồ sơ đăng ký kinh doanh, sổ kế toán, tờ khai thuế, không treo bảng hiệu tại trụ sở đều có thể bị xem là không hoạt động.

Theo báo cáo của Tổng cục Thống kê (tháng 7/2025), trong 7 tháng đầu năm 2025 có hơn 88.600 doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh, trong đó ước tính khoảng 7-10% trong số này bị đưa vào danh sách “không hoạt động tại địa chỉ đăng ký”, tương đương khoảng 6.000-9.000 doanh nghiệp mỗi nửa năm, chủ yếu là doanh nghiệp nhỏ, startup hoặc sử dụng văn phòng ảo, thuê địa chỉ ngắn hạn.

Tham gia Group Zalo ATP Accounting https://zalo.me/g/sgyvai772 để được chuyên viên thuế hướng dẫn miễn phí cách xử lý khi bị khóa mã số thuế, sai địa chỉ đăng ký.

GIẢI PHÁP TỪ ATP ACCOUNTING

ATP Accounting – đối tác quản trị tài chính toàn diện – hỗ trợ doanh nghiệp xử lý trọn gói các vấn đề liên quan đến mã số thuế và địa chỉ pháp lý:

• Rà soát, cập nhật lại địa chỉ hoạt động hợp pháp.

• Chuẩn hóa hồ sơ đăng ký kinh doanh và thông tin thuế theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP.

• Làm việc trực tiếp với cơ quan thuế để khôi phục mã số thuế nhanh, đúng luật.

CÂU HỎI THƯỜNG GẶP

1. Khi doanh nghiệp bị khóa mã số thuế, quyền lợi người lao động và hợp đồng với đối tác có bị ảnh hưởng không?

Có. Khi mã số thuế bị khóa, doanh nghiệp không thể kê khai BHXH và thuế TNCN, khiến người lao động không được quyết toán thuế hợp lệ hoặc hưởng đủ chế độ bảo hiểm (theo Luật Quản lý Thuế 38/2019, Luật BHXH 2014).
Bên cạnh đó, các hợp đồng thương mại, tín dụng có thể bị hoãn hoặc vô hiệu tạm thời, do doanh nghiệp mất tư cách pháp lý giao dịch. Đối tác có quyền tạm ngừng thanh toán hoặc chấm dứt hợp đồng cho đến khi mã số thuế được khôi phục.

2. Cơ quan thuế kiểm tra thế nào để xác định doanh nghiệp có “hoạt động thật” tại địa chỉ đăng ký?

Theo Điều 206 Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều 16 Thông tư 105/2020/TT-BTC, cơ quan thuế sẽ kiểm tra thực địa tại trụ sở đăng ký: xác minh bảng hiệu, nhân sự, chứng từ, giao dịch; làm việc với chính quyền địa phương; và đối chiếu dữ liệu thuế, BHXH, hóa đơn, giao dịch ngân hàng.
Nếu qua hai lần xác minh không có hoạt động thực tế, doanh nghiệp bị lập biên bản “không hoạt động tại địa chỉ đăng ký” và chấm dứt hiệu lực mã số thuế.

3. Việc bị khóa mã số thuế có ảnh hưởng đến kiểm toán, hoàn thuế hoặc M&A của doanh nghiệp không?

Có, và ảnh hưởng trực tiếp đến tính minh bạch và giá trị doanh nghiệp. Theo quy định tại Luật Quản lý Thuế 38/2019 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp đang ở trạng thái “ngừng hoạt động tại địa chỉ đăng ký” sẽ bị tạm dừng hoàn thuế GTGT, báo cáo tài chính bị đánh dấu nghi ngờ, và nhà đầu tư hoặc đơn vị kiểm toán có thể tạm dừng hợp tác.
Trong giao dịch M&A, tình trạng này khiến rủi ro pháp lý tăng cao, có thể làm giảm 10–30% giá trị doanh nghiệp do khó chuyển giao nghĩa vụ thuế và tài chính.

TẠM KẾT

“Không hoạt động tại địa chỉ đăng ký” không chỉ là lỗi hành chính, mà là ngòi nổ cho hàng loạt rủi ro thuế, pháp lý và uy tín doanh nghiệp. Việc chủ động rà soát, cập nhật địa chỉ hoạt động hợp pháp và duy trì hồ sơ thuế minh bạch là chìa khóa để doanh nghiệp vận hành an toàn và phát triển bền vững trong môi trường kiểm soát ngày càng chặt chẽ.