Từ ngày 01/01/2026, Bộ Tài chính ban hành Thông tư số 152/2025/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán cho hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh. Theo đó, tất cả hộ kinh doanh, dù nhỏ hay lớn, đều phải ghi sổ kế toán rõ ràng theo quy định mới.

1/ Quy định về tổ chức ghi sổ kế toán và lưu trữ tài liệu theo Thông tư 152 mới nhất

Theo Thông tư 152/2025/TT-BTC mới nhất, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có trách nhiệm tổ chức ghi chép kế toán, mở sổ và lưu trữ chứng từ kế toán phù hợp với quy mô và hình thức nộp thuế.

Cụ thể:

• Người đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tự ghi sổ kế toán hoặc ủy quyền cho người khác ghi (cha, mẹ, vợ/chồng,...) và vẫn chịu trách nhiệm trước pháp luật về số liệu đã ghi.

• Việc lưu trữ có thể thực hiện dưới dạng bản giấy hoặc điện tử theo quy định.

• Thời gian lưu trữ sổ sách, chứng từ kế toán tối thiểu là 05 năm theo pháp luật về kế toán và thuế.

2/ Hướng dẫn ghi sổ kế toán cho từng trường hợp đối tượng cụ thể

Trường hợp 1 - Không chịu thuế GTGT, không nộp thuế TNCN

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT và không phải nộp thuế TNCN (nhóm có mức doanh thu dưới 500 triệu/năm) thực hiện ghi chép doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo Sổ doanh thu (mẫu S1a-HKD).

Mục đích: Để ghi nhận doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ, làm căn cứ xác định hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, nộp thuế TNCN hay không. Trường hợp kê khai doanh thu theo quy định, sổ được dùng để theo dõi và đối chiếu số liệu với cơ quan thuế.

Cách ghi sổ:

• Cột A: Ngày, tháng ghi sổ

• Cột B: Diễn giải doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (ghi theo từng nghiệp vụ hoặc tổng hợp định kỳ)

• Cột 1: Số tiền bán hàng hóa, dịch vụ tương ứng

Trường hợp 2 - Nộp thuế GTGT & thuế TNCN theo tỷ lệ % trên doanh thu

Các hộ kinh doanh trong diện này sử dụng Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số S2a-HKD).

Mục đích: Để ghi doanh thu theo từng nhóm ngành nghề có cùng tỷ lệ % để tính thuế GTGT và thuế TNCN. Trường hợp kê khai doanh thu theo quy định, sổ được dùng để theo dõi và đối chiếu số liệu với cơ quan thuế.

Cách ghi sổ:

• Cột A, B: Ghi số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán (hóa đơn).

• Cột C: Diễn giải nội dung doanh thu theo từng nhóm ngành nghề có cùng tỷ lệ % tính thuế GTGT hay cùng mức thuế suất tính thuế TNDN.

• Cột 1: Ghi số tiền bán hàng. Hộ kinh doanh sẽ căn cứ vào số tiền này và tỷ lệ % thuế quy định để tính ra số thuế GTGT và thuế TNCN phải nộp. Ở dòng cuối cùng, hộ kinh doanh tự tính và ghi tổng số thuế GTGT và thuế TNCN phải nộp.

Trường hợp 3 - Nộp thuế GTGT theo tỷ lệ % trên doanh thu & thuế TNCN tính trên thu nhập tính thuế

Việc ghi sổ trong trường hợp này cần thực hiện chi tiết để tách bạch rõ doanh thu và chi phí phát sinh. Để quản lý hiệu quả và thực hiện nghĩa vụ thuế đúng quy định, hộ kinh doanh sử dụng 4 loại sổ kế toán theo danh mục quy định, với cách ghi sổ tương tự mẫu S2a - HKD.

1. Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số S2b-HKD):
Mục đích chính là để tính số thuế GTGT phải nộp theo từng ngành nghề.

2. Sổ chi tiết doanh thu, chi phí (Mẫu số S2c-HKD):
Dùng để xác định nghĩa vụ thuế TNCN do đó hộ kinh doanh phải ghi rõ doanh thu và các chi phí hợp lý. Sau đó, tính chênh lệch giữa tổng doanh thu và tổng chi phí hợp lý là căn cứ để tính thuế TNCN.

3. Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu số S2d-HKD):
Loại sổ này dùng để quản lý biến động kho và kiểm soát giá trị hàng tồn kho, giúp HKD theo dõi số lượng và giá trị vật tư nhập - xuất - tồn theo từng mã hàng. Là căn cứ để HKD xác định đơn giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền.

4. Sổ chi tiết tiền (Mẫu số S2e-HKD):
Sổ dùng để theo dõi dòng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng không kỳ hạn của hộ kinh doanh, bao gồm các khoản thu, chi, rút và gửi tiền, phục vụ đối chiếu số dư cuối kỳ; HKD có thể mở sổ riêng theo từng ngân hàng hoặc từng loại tiền.

Sổ chi tiết khác (nếu có)

Nếu hộ kinh doanh có hoạt động liên quan đến thuế xuất khẩu, nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tài nguyên hay thuế bảo vệ môi trường, cần sử dụng thêm Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế khác (Mẫu số S3a-HKD).

Sổ này yêu cầu ghi chi tiết từ số lượng hàng hóa chịu thuế, mức thuế tuyệt đối hoặc giá tính thuế, thuế suất cho đến số thuế thực tế phải nộp cho từng loại hình.

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi 1: Nếu hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử và được cơ quan thuế hỗ trợ xác định số thuế, có cần phải ghi sổ kế toán không?
-> Trả lời: Có. Ngay cả khi hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử và được hệ thống thông tin quản lý thuế của cơ quan thuế hỗ trợ xác định số thuế GTGT, thuế TNCN hay các loại thuế khác, hộ kinh doanh vẫn phải sử dụng các mẫu sổ kế toán hướng dẫn tại Thông tư 152.

Câu hỏi 2: Giá nhập hàng của tôi biến động liên tục theo ngày, vậy khi bán hàng tôi phải ghi giá vốn vào sổ S2d-HKD như thế nào?
-> Trả lời: Không cần ghi giá vốn của từng lần nhập mà tính theo phương pháp “Bình quân gia quyền”. Cụ thể, vào cuối kỳ hoặc thời điểm cần tính, áp dụng công thức:
Đơn giá xuất kho = (Giá trị tồn đầu kỳ + Giá trị nhập trong kỳ) / (Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ)

Câu hỏi 3: Tôi có thể tự thiết kế lại các mẫu sổ để phù hợp với phần mềm kế toán của mình không?

-> Trả lời: Có. Ngoài các mẫu sổ hướng dẫn thì vẫn có thể bổ sung thêm hoặc sửa đổi biểu mẫu cho phù hợp với đặc thù và nhu cầu quản lý. Tuy nhiên, các sổ này vẫn phải đảm bảo hiển thị rõ ràng các thông tin cơ bản như: tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; họ tên và chữ ký của người đại diện hộ kinh doanh (có đóng dấu nếu có).

Kết luận

Từ 01/01/2026, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải thực hiện ghi sổ kế toán theo Thông tư 152/2025/TT-BTC. Hộ kinh doanh cần nắm rõ từng loại sổ, cách ghi và lưu trữ sổ sách phù hợp để đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế và pháp luật.

Việc ghi sổ đúng quy định giúp quản lý doanh thu, chi phí minh bạch, xác định chính xác nghĩa vụ thuế và hạn chế rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.