5 Sai Lầm Thường Gặp Trong Quản Trị Tài Chính Doanh Nghiệp Và Cách Khắc Phục
BÀI VIẾT NỔI BẬTTIN TỨCKIẾN THỨC TÀI CHÍNHKIẾN THỨC QUẢN TRỊ
6/22/202414 phút đọc
Quản trị tài chính hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong sự thành công và phát triển bền vững của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ, thường mắc phải một số sai lầm trong quản lý tài chính, dẫn đến những hậu quả tiêu cực. Bài viết này sẽ chỉ ra 5 sai lầm thường gặp trong quản trị tài chính doanh nghiệp và cách khắc phục để giúp bạn nâng cao hiệu quả quản lý tài chính cho doanh nghiệp của mình.
1. Không Lập Kế Hoạch Tài Chính Chi Tiết
Một trong những sai lầm phổ biến nhất là thiếu một kế hoạch tài chính chi tiết. Nhiều doanh nghiệp không lập kế hoạch tài chính dài hạn, hoặc nếu có thì cũng không thực sự chi tiết và khả thi. Điều này dẫn đến việc:
Doanh nghiệp không dự đoán được các biến động tài chính, không chuẩn bị kịp thời cho các tình huống khẩn cấp và không tận dụng được các cơ hội kinh doanh.
Hoạt động tài chính lộn xộn, khó kiểm soát chi tiêu và dễ rơi vào tình trạng thiếu hụt vốn.
Không xác định rõ mục tiêu tài chính cụ thể cho doanh nghiệp, dẫn đến thiếu định hướng trong hoạt động tài chính.
Không lập kế hoạch ngân sách chi tiết cho từng khoản thu, chi, khiến doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng thiếu hụt vốn hoặc lãng phí chi phí.
Không dự báo dòng tiền hiệu quả, dẫn đến nguy cơ thiếu hụt nguồn vốn để thanh toán các khoản công nợ, ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Cách khắc phục:
Xác định rõ mục tiêu tài chính cụ thể, có thể đo lường được (SMART) cho doanh nghiệp, ví dụ như: tăng trưởng doanh thu 20% trong năm nay, mở rộng thị trường sang khu vực mới trong 2 năm tới,...
Lập kế hoạch tài chính chi tiết: Bao gồm dự báo doanh thu, chi phí, dòng tiền, điểm hòa vốn,... giúp doanh nghiệp xác định mục tiêu tài chính, theo dõi hiệu quả hoạt động và đưa ra quyết định tài chính phù hợp.
Xây dựng kế hoạch tài chính dài hạn: Đảm bảo rằng kế hoạch tài chính của bạn không chỉ bao gồm các dự báo ngắn hạn mà còn cả các mục tiêu dài hạn.
Sử dụng công cụ lập kế hoạch tài chính: Sử dụng các phần mềm quản lý tài chính để tạo ra các dự báo chi tiết và theo dõi tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Thường xuyên cập nhật và điều chỉnh kế hoạch: Thị trường luôn thay đổi, do đó kế hoạch tài chính cần được cập nhật thường xuyên để phản ánh đúng thực tế.
Lập kế hoạch ngân sách chi tiết cho từng khoản thu, chi, bao gồm: chi phí cho hoạt động sản xuất, kinh doanh, chi phí quản lý, chi phí bán hàng,...
Sử dụng các công cụ dự báo dòng tiền: để dự báo chính xác dòng tiền thu, chi trong tương lai, từ đó có kế hoạch huy động vốn hợp lý khi cần thiết.
Ví dụ:
Doanh nghiệp không có kế hoạch cụ thể cho việc mở rộng thị trường sang khu vực mới, dẫn đến tình trạng thiếu hụt vốn đầu tư, chi phí marketing cao hơn dự kiến, ảnh hưởng đến lợi nhuận của dự án.
Cách khắc phục:
Doanh nghiệp cần lập kế hoạch chi tiết cho dự án mở rộng thị trường, bao gồm:
Dự báo doanh thu, chi phí cho từng hạng mục (marketing, bán hàng, nhân công,...).
Xác định điểm hòa vốn của dự án.
Lập kế hoạch huy động vốn phù hợp.
2. Không theo dõi thu chi chặt chẽ
Doanh nghiệp không theo dõi thu chi chặt chẽ, dẫn đến tình trạng thất thoát tài chính, lãng phí chi phí, khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận/lĩnh vực.
Không ghi chép đầy đủ các khoản thu, chi, dẫn đến tình trạng thiếu minh bạch trong hoạt động tài chính, khó khăn trong việc quản lý và kiểm soát chi tiêu.
Không phân loại các khoản thu, chi theo từng hạng mục cụ thể, khiến doanh nghiệp khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận/lĩnh vực.
Không theo dõi tình hình thu chi định kỳ, dẫn đến nguy cơ phát sinh các khoản chi phí ngoài dự kiến, ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp.
Cách khắc phục:
Theo dõi thu chi chặt chẽ bằng sổ sách, phần mềm kế toán, ghi chép đầy đủ, chi tiết các khoản thu, chi, giúp doanh nghiệp nắm rõ tình hình tài chính, xác định nguồn thu, chi, từ đó đưa ra biện pháp điều chỉnh hợp lý.
Ghi chép đầy đủ, chi tiết các khoản thu, chi bằng sổ sách hoặc phần mềm kế toán.
Phân loại các khoản thu, chi theo từng hạng mục cụ thể, ví dụ như: chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí marketing,...
Theo dõi tình hình thu chi định kỳ (theo tháng, quý, năm) để đánh giá hiệu quả hoạt động tài chính và đưa ra biện pháp điều chỉnh phù hợp.
Ví dụ:
Doanh nghiệp không theo dõi chặt chẽ chi phí nguyên vật liệu, dẫn đến tình trạng lãng phí, thất thoát, ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp.
Cách khắc phục:
Doanh nghiệp cần theo dõi chặt chẽ chi phí nguyên vật liệu bằng cách:
Ghi chép đầy đủ số lượng nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho.
Phân tích nguyên nhân hao phí nguyên vật liệu.
Áp dụng các biện pháp tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu.
3. Quản lý thuế không đúng cách:
Doanh nghiệp quản lý thuế không đúng cách, dẫn đến nguy cơ vi phạm luật thuế, chịu phạt nặng và ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.
Kê khai và nộp thuế không đúng thời hạn, dẫn đến bị phạt nặng và ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.
Không cập nhật đầy đủ các quy định về thuế, dẫn đến việc kê khai và nộp thuế sai sót, tiềm ẩn nguy cơ truy thu thuế.
Không sử dụng dịch vụ kế toán thuế chuyên nghiệp, dẫn đến việc quản lý thuế thiếu hiệu quả, dễ mắc sai sót.
Cách khắc phục:
Kê khai và nộp thuế đúng thời hạn theo quy định của pháp luật.
Cập nhật đầy đủ các quy định về thuế thông qua các văn bản pháp luật, thông tư, hướng dẫn của cơ quan thuế.
Sử dụng dịch vụ kế toán thuế chuyên nghiệp, cập nhật đầy đủ các quy định về thuế, kê khai và nộp thuế đúng hạn, đầy đủ.
Ví dụ:
Doanh nghiệp kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) chậm 1 tháng, dẫn đến bị phạt 20% số tiền thuế nộp thiếu.
Cách khắc phục:
Doanh nghiệp cần sử dụng dịch vụ kế toán thuế chuyên nghiệp để được tư vấn và hỗ trợ trong việc quản lý thuế hiệu quả, bao gồm:
Kê khai và nộp thuế đúng thời hạn theo quy định của pháp luật.
Cập nhật đầy đủ các quy định về thuế.
Giải quyết các vấn đề liên quan đến thuế một cách nhanh chóng và chính xác.
4. Sử dụng tài chính cá nhân cho mục đích doanh nghiệp
Việc sử dụng chung tài chính cá nhân và tài chính doanh nghiệp gây rối loạn tài chính, thiếu minh bạch và tiềm ẩn nguy cơ thất thoát tài sản.
Sử dụng chung tài chính cá nhân và tài chính doanh nghiệp dẫn đến tình trạng thiếu minh bạch trong hoạt động tài chính, khó khăn trong việc quản lý và kiểm soát chi tiêu.
Dẫn đến nguy cơ thất thoát tài sản của doanh nghiệp do thiếu sự kiểm soát chặt chẽ.
Gây ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp và cá nhân chủ doanh nghiệp.
Cách khắc phục:
Phân biệt rõ ràng tài chính cá nhân và tài chính doanh nghiệp.
Lập riêng sổ sách, tài khoản ngân hàng cho từng khoản để dễ dàng quản lý và kiểm soát.
Sử dụng thẻ riêng cho chi tiêu cá nhân và chi tiêu cho doanh nghiệp.
Ví dụ:
Chủ doanh nghiệp sử dụng thẻ tín dụng cá nhân để thanh toán các khoản chi phí cho doanh nghiệp, dẫn đến tình trạng lãi suất cao, ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp.
Cách khắc phục:
Doanh nghiệp cần phân biệt rõ ràng tài chính cá nhân và tài chính doanh nghiệp bằng cách:
Lập riêng sổ sách, tài khoản ngân hàng cho từng khoản.
Sử dụng thẻ riêng cho chi tiêu cá nhân và chi tiêu cho doanh nghiệp.
Chỉ sử dụng tài chính cá nhân cho mục đích cá nhân và không sử dụng cho mục đích kinh doanh của doanh nghiệp.
5. Không đầu tư vào việc tạo dựng quỹ dự phòng
Một sai lầm nghiêm trọng mà nhiều doanh nghiệp mắc phải là không đầu tư vào việc tạo dựng quỹ dự phòng. Thiếu quỹ dự phòng khiến doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng khủng hoảng tài chính khi gặp phải các sự cố không lường trước, như khủng hoảng kinh tế, sự cố kỹ thuật, hay sự thay đổi bất ngờ của thị trường, thiếu hụt nguồn vốn khi gặp rủi ro, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
Tác hại của việc không có quỹ dự phòng:
Thiếu tính linh hoạt tài chính: Doanh nghiệp không có đủ nguồn vốn để giải quyết các tình huống khẩn cấp, dẫn đến việc phải vay mượn với lãi suất cao hoặc bán tháo tài sản.
Nguy cơ phá sản cao: Thiếu quỹ dự phòng có thể khiến doanh nghiệp không thể tiếp tục hoạt động khi gặp phải khó khăn tài chính, dễ dẫn đến phá sản.
Mất cơ hội kinh doanh: Khi có cơ hội kinh doanh bất ngờ, doanh nghiệp không có đủ nguồn lực để nắm bắt kịp thời, mất đi lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
Cách khắc phục
Xây dựng quỹ dự phòng: Trích lập quỹ dự phòng định kỳ từ lợi nhuận của doanh nghiệp để trang trải cho các khoản chi phí đột xuất, rủi ro tài chính. Đặt ra một mục tiêu cụ thể cho quỹ dự phòng, chẳng hạn như một tỷ lệ phần trăm nhất định của doanh thu hàng năm hoặc một số tiền cụ thể. Quỹ này nên được quản lý một cách chặt chẽ và chỉ sử dụng trong các tình huống khẩn cấp.
Tích lũy dần dần: Không cần phải tạo ra quỹ dự phòng ngay lập tức với số tiền lớn. Thay vào đó, hãy tích lũy dần dần từ lợi nhuận hàng năm của doanh nghiệp. Mỗi tháng hoặc mỗi quý, hãy dành ra một phần lợi nhuận để đóng góp vào quỹ dự phòng.
Đa dạng hóa nguồn tài trợ cho quỹ: Ngoài việc tích lũy từ lợi nhuận, doanh nghiệp có thể xem xét các nguồn tài trợ khác cho quỹ dự phòng như các khoản tiết kiệm, đầu tư ngắn hạn hoặc thậm chí là các gói bảo hiểm.
Thường xuyên đánh giá và điều chỉnh: Định kỳ đánh giá lại số tiền trong quỹ dự phòng để đảm bảo rằng nó đủ để đáp ứng các nhu cầu khẩn cấp của doanh nghiệp. Nếu cần, hãy điều chỉnh mức đóng góp hoặc tìm kiếm thêm các nguồn tài trợ.
Thiết lập quy định rõ ràng: Xây dựng các quy định rõ ràng về việc sử dụng quỹ dự phòng, chỉ cho phép sử dụng trong các tình huống khẩn cấp hoặc các dự án đặc biệt có khả năng mang lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp.
Ví dụ
Một ví dụ điển hình về sự quan trọng của quỹ dự phòng là trong đại dịch COVID-19. Nhiều doanh nghiệp đã phải đóng cửa hoặc giảm quy mô hoạt động do không có đủ nguồn lực tài chính để duy trì hoạt động trong thời gian phong tỏa và giảm sút doanh thu. Ngược lại, những doanh nghiệp có quỹ dự phòng mạnh mẽ đã có thể tiếp tục hoạt động, thậm chí tận dụng cơ hội để mở rộng kinh doanh trong thời kỳ khó khăn.
Tạm Kết
Quản trị tài chính hiệu quả đòi hỏi sự tập trung và kiểm soát chặt chẽ từ phía doanh nghiệp. Bằng cách tránh những sai lầm phổ biến và áp dụng các biện pháp khắc phục phù hợp, doanh nghiệp có thể cải thiện tình hình tài chính, tối ưu hóa lợi nhuận và đảm bảo sự phát triển bền vững trong tương lai. Quản trị tài chính không chỉ là công việc của phòng tài chính mà cần sự phối hợp của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp để đạt được hiệu quả cao nhất. Hãy luôn coi trọng việc lập kế hoạch, theo dõi và điều chỉnh để quản trị tài chính trở thành công cụ hỗ trợ mạnh mẽ cho sự phát triển của doanh nghiệp.
Đăng ký nhận thông tin tư vấn
Thông tin
Công ty TNHH dịch vụ Kế toán ATP
MST: 0315786884
VP 1: Tầng 1, Tòa nhà Packsimex, 52 Đông Du, Phường Bến Nghé, Quận 1, TP. HCM
VP 2: 75 Đường 39, KDC Vạn Phúc, P. Hiệp Bình Phước, TP. Thủ Đức, TP. HCM
Liên hệ
Phone: +84 942 919 099
Email: tuvan@atpaccounting.com.vn
Website: atpaccounting.com.vn
