I. QUY ĐỊNH VỀ TÀI KHOẢN ĐỊNH DANH ĐIỆN TỬ CHO DOANH NGHIỆP TỪ 01/07/2025

Theo quy định khoản 4 Điều 40 tại Nghị định 69/2024/NĐ-CP, những tài khoản thuộc các tổ chức, cơ quan chỉ sử dụng duy nhất 1 tài khoản định danh điện tử do Bộ Công an cấp để sử dụng trên Cổng dịch vụ công quốc gia để giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh từ ngày 01/07/2025.

Các thủ tục hành chính bao gồm các hoạt động: xin cấp giấy phép xây dựng, kê khai thuế doanh nghiệp, giấy phép kinh doanh,... đều phải sử dụng tài khoản định danh điện tử sau ngày 01/07/2025.

Do đó, các tài khoản chưa được cập nhật thông tin sẽ không còn giá trị sử dụng. Nếu chưa đăng ký tài khoản định danh, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc thực hiện các thục hành chính và ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp.

II. 2 CÁCH ĐỊNH DANH ĐIỆN TỬ CHO DOANH NGHIỆP

Hiện nay, có 2 cách định danh điện tử dành cho doanh nghiệp là trực tuyến và trực tiếp tại cơ quan Công an.

1. Đăng ký trực tuyến trên ứng dụng VNeID

Bước 1: Người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền sử dụng tài khoản định danh điện tử mức độ 2 đăng nhập vào ứng dụng VNeID, chọn mục định danh tổ chức. Tại màn hình “đổi tài khoản” chuyển sang “Đăng ký định danh tổ chức”. Nhập passcode của người định danh điện tử.

Bước 2: Tại màn hình “Định danh tổ chức”, chọn đăng ký định danh tổ chức, sau đó chọn người kê khai (người đại diện hợp pháp hoặc người đứng đầu tổ chức được ủy quyền để thực hiện đăng ký định danh tổ chức).

Bước 3: Tiến hành nhập thông tin cơ quan, tổ chức bao gồm:

• Loại tổ chức: Doanh nghiệp, Có mã số thuế (không đăng ký kinh doanh), Hợp tác xã, Không có đăng ký doanh nghiệp, mã số thuế, hợp tác xã

• Tên tổ chức (tiếng Việt)

• Mã số doanh nghiệp

• Mã định danh điện tử của cơ quan, tổ chức

• Ngày thành lập

• Logo của tổ chức (JPG, 128x128 px, dung lượng tối đa 500 KG

Sau đó xác nhận thông tin và gửi yêu cầu để được xét duyệt.

Bước 4: Nhập passcode xác thực. Sau khi tạo yêu cầu thành công, kết quả đăng ký định danh tổ chức sẽ được gửi qua thông báo ứng dụng VNeID.

2. Đăng ký trực tiếp tại cơ quan

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ định danh điện tử bao gồm:

• Phiếu đề nghị cấp tài khoản định danh điện tử dùng cho doanh nghiệp theo Mẫu phiếu đề nghị cấp tài khoản định danh điện tử.

• Giấy ủy quyền (nếu người thực hiện đăng ký là người được ủy quyền).

Bước 2: Tiến hành nộp hồ sơ tại Cơ quan quản lý định danh điện tử và xác thực điện tử, Cơ quan quản lý căn cước.

Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền sẽ tiến hành kiểm tra, xác thực và hoàn tất các bước đề nghị cập tài khoản định danh điện tử cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ nhận được kết quả qua email hoặc qua hệ thống thông báo.

III. NHỮNG CÂU HỎI THƯỜNG GẶP KHI ĐỊNH DANH ĐIỆN TỬ

1. Có bắt buộc phải đăng ký định danh điện tử không?

Không bắt buộc, theo Nghị định 59/2022/NĐ-CP và các quy định liên quan không bắt buộc doanh nghiệp đăng ký tài khoản định danh điện tử. Việc đăng ký dựa trên tinh thần tự nguyện. Tuy nhiên, từ ngày 01/07/2025 việc thực hiện các thủ tục hành chính của doanh nghiệp bắt buộc phải thông qua tài khoản định danh điện tử.

2. Một cá nhân có thể định danh nhiều hơn 1 tổ chức được không?

Có, theo Khoản 1, 2 Điều 12 Nghị định 69/2024/NĐ-CP, trong trường hợp có nhiều người đại diện theo pháp luật thì việc đăng ký cấp tài khoản định danh điện tử phải có sự đồng ý của tất cả người đại diện theo pháp luật.

3. Hộ kinh doanh có cần định danh không?

Không, theo Điều 7 Nghị định 69/2024/NĐ-CP quy định các đối tượng được cấp tài khoản định danh điện tử không bao gồm hộ kinh doanh và không thuộc đối tượng được cấp tài khoản định danh điện tử. Đồng thời, hộ kinh doanh cũng không phải cơ quan, tổ chức mà do một cá nhân hoặc các thành viên hộ gia đình đăng ký thành lập.

4. Mã định danh tổ chức điền như thế nào?

Mã định danh tổ chức là một chuỗi ký tự duy nhất được sử dụng để nhận diện và phân biệt các tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh khi thực hiện các giao dịch điện tử. Khi lần đầu điền mã định danh tổ chức. Các doanh nghiệp bỏ trống ô thông tin đó, khi nào hệ thống có kết quả sẽ trả về và tự động điền mã định danh.

5. Thời gian xử lý hồ sơ định danh điện tử là bao lâu?

• Không quá 03 ngày làm việc với trường hợp thông tin cần xác thực về tổ chức đã có trong cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành.

• Không quá 15 ngày với trường hợp thông tin cần xác minh về tổ chức không có trong cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành.

Tạm kết

Sử dụng định danh điện tử dành cho doanh nghiệp là bước tiến quan trọng trong quá trình thúc đẩy kinh tế xã hội. Đây không chỉ là yêu cầu bắt buộc mà còn giúp doanh nghiệp giao dịch nhanh chóng, bảo mật và công bằng.

ATP - đơn vị dịch vụ tư vấn kế toán, tài chính, thuế với 15 năm kinh nghiệm.